De plus en plus d’entreprises françaises passent au numérique pour gérer leurs factures, et ce n’est pas surprenant. Qui n’aimerait pas gagner du temps et éviter les petites erreurs qui peuvent s’accumuler avec le papier ? Cela dit, avant de sauter le pas, il ne faut pas oublier les petites lignes : il y a des règles à suivre quand on dématérialise ses factures. Donc, oui, le passage au numérique peut rendre la vie plus facile, mais il faut aussi avoir les yeux bien ouverts sur les obligations légales qui viennent avec.
Obligations légales en matière de dématérialisation des factures
Les réglementations françaises imposent certaines contraintes aux entreprises souhaitant adopter la dématérialisation de leurs factures. Il s’agit notamment :
- De l’authenticité de l’origine,
- De l’intégrité du contenu,
- De la lisibilité de la facture,
- Du respect des délais de conservation,
- Et du consentement préalable des clients.
Ces obligations sont encadrées par le Code général des impôts et le Code de commerce. Elles visent à garantir la sécurité des échanges de factures numériques entre les entreprises.
Authenticité de l’origine et intégrité du contenu
Pour être conforme à la loi, la dématérialisation de facture avec Kolecto, par exemple, doit assurer l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des documents numériques. Cela signifie que les factures émises doivent être facilement identifiables et que leur contenu ne peut être modifié sans autorisation.
Ces deux critères peuvent être remplis grâce à l’utilisation de technologies telles que la signature électronique, qui permet d’authentifier l’émetteur et de garantir l’intégrité des données, ou encore le recours à des tiers de confiance pour sécuriser les échanges de documents.
Lisibilité de la facture dématérialisée
Une facture dématérialisée doit également être parfaitement lisible par toutes les parties concernées, qu’il s’agisse de l’émetteur, du destinataire ou des autorités fiscales. Il convient donc de veiller à ce que le format choisi pour la dématérialisation soit compatible avec les systèmes d’information des différents acteurs impliqués dans le processus de facturation.
Délais de conservation des factures numériques
Les entreprises françaises sont tenues de conserver leurs factures pendant une durée minimale de 6 ans, conformément aux dispositions du Code général des impôts. Dans le cadre de la dématérialisation, il est indispensable de mettre en place un système de stockage sécurisé qui garantit la disponibilité et l’intégrité des documents numériques tout au long de cette période.
Consentement préalable des clients
Enfin, avant de procéder à la dématérialisation de leurs factures, les entreprises doivent obtenir le consentement préalable de leurs clients. Ce consentement peut être exprès (par exemple, à travers la signature d’un accord spécifique) ou tacite (si le client ne s’oppose pas à la réception de factures numériques).
La dématérialisation des factures dans les marchés publics
Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des factures est devenue obligatoire pour les marchés publics en France. Cette obligation concerne toutes les entreprises fournissant des biens ou des services aux administrations publiques et prend la forme de la facturation électronique via la plateforme Chorus Pro.
Qu’est-ce que Chorus Pro ?
Chorus Pro est une plateforme mise en place par l’État français pour faciliter la dématérialisation des factures dans le cadre des marchés publics. Elle permet aux entreprises de transmettre leurs factures numériques aux administrations publiques et assure la conformité légale des documents échangés.
Les avantages de Chorus Pro pour les entreprises
L’utilisation de Chorus Pro présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Une simplification des démarches administratives,
- Un gain de temps et d’économies grâce à la suppression du papier,
- Une meilleure traçabilité des factures,
- Et un paiement facilité par les administrations publiques.
Les étapes clés de la dématérialisation des factures
Pour mettre en place la dématérialisation des factures au sein d’une entreprise, plusieurs étapes sont à suivre :
- Évaluer les besoins et les contraintes : avant de se lancer dans la dématérialisation, il est essentiel de réaliser un diagnostic complet des processus de facturation existants et d’identifier les besoins spécifiques de l’entreprise.
- Choisir la solution adaptée : différentes solutions de dématérialisation sont disponibles sur le marché, il convient de sélectionner celle qui répond le mieux aux besoins et aux contraintes identifiées lors du diagnostic.
- Mettre en place la solution choisie : cette étape implique généralement la formation des collaborateurs concernés, ainsi que l’intégration de la solution de dématérialisation avec les systèmes d’information existants.
- Gérer le changement : il est important d’accompagner les équipes dans l’adoption de la dématérialisation et de communiquer régulièrement sur les avantages et les enjeux de cette démarche.
Opter pour des factures numériques présente des avantages considérables pour les entreprises, notamment en termes de gains de productivité et de respect de la conformité légale. Cependant, cette transition requiert également une vigilance particulière. Il est impératif de respecter les obligations légales françaises pour assurer que ces échanges numériques soient à la fois sécurisés et conformes à la loi.
