Le Kbis et son rôle essentiel pour les entreprises

Le Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce, qui atteste de l’existence légale d’une entreprise. Pour les sociétés commerciales en France, ce document revêt une grande importance, car il leur permet notamment de prouver leur immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cet article vous propose de décortiquer le Kbis, son utilité, sa composition et comment se le procurer.

L’utilité du Kbis : pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?

Pour les entreprises, disposer d’un Kbis, autrement dit d’une « carte d’identité » de la société, est indispensable pour différentes raisons :

1. Preuve d’immatriculation : Le Kbis atteste que l’entreprise est légalement inscrite au RCS et lui donne donc une existence juridique.
2. Ouverture d’un compte bancaire professionnel : Les banques exigent souvent un Kbis récent pour ouvrir un compte dédié à l’activité professionnelle de la société.
3. Souscription à différents contrats : Ce document est fréquemment demandé lors de la souscription à certains contrats liés à l’activité commerciale tels que l’électricité, le gaz, la location de locaux professionnels…
4. Etablissement de relations commerciales : Les partenaires, fournisseurs ou clients peuvent souhaiter vérifier l’existence légale de l’entreprise avant d’engager des relations d’affaires.
5. Participation à des appels d’offres : Lorsqu’une entreprise souhaite répondre à un appel d’offres public ou privé, les organismes demandent généralement le Kbis pour vérifier si la société respecte les conditions requises en matière d’immatriculation.

Il est donc primordial pour une entreprise d’avoir un Kbis régulièrement mis à jour. Il convient par ailleurs de préciser que ce document a une durée de validité limitée : bien qu’aucune limite officielle ne soit fixée, il est couramment admis que le Kbis doit être régulièrement renouvelé (en général tous les 3 mois) pour conserver une valeur juridique optimale.

Comprendre les informations présentes sur un Kbis

Le Kbis comporte plusieurs informations clés relatives aux caractéristiques d’une entreprise. Il s’agit notamment des éléments suivants :

• Identification : Le nom de la société ou sa dénomination sociale, son sigle, enseigne et adresse du siège social sont mentionnés.
• Forme juridique : SARL, SAS, SA, etc., la forme sous laquelle se constitue l’entreprise figure également sur le Kbis.
• Capital : Montant du capital social de la société, en euros.
• Activité principale : La nature de l’activité commerciale ou industrielle pratiquée par la société est définie avec un code APE (Nomenclature des activités économiques).
• Administration et direction : Le Kbis mentionne les noms et fonctions des dirigeants, administrateurs ou membres du conseil d’administration.
• Date et lieu d’immatriculation : Ce sont les informations relatives à l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés RCS.
• Numéro SIREN : Numéro unique d’identification distribué par l’INSEE lors de la création de l’entreprise.
• Situation administrative : Tout événement juridique concernant la société est mentionné sur le Kbis. Cela concerne par exemple les procédures collectives, les redressements judiciaires ou encore les plans de sauvegarde de l’emploi.

Le Kbis permet donc d’avoir une vision globale et précise d’une entreprise et de ses caractéristiques légales. Aussi, ce document sert à garantir la transparence des sociétés envers leurs interlocuteurs, qu’ils soient publics ou privés.

Obtenir un Kbis : les différentes démarches possibles

Pour obtenir un extrait Kbis pour son entreprise, plusieurs options s’offrent aux structures. Voici notamment trois méthodes couramment utilisées :

1. Sur place, auprès du greffe : Il est possible de se rendre directement au Greffe du Tribunal de commerce couvrant le ressort territorial où l’entreprise est immatriculée pour obtenir un Kbis. Ce service a néanmoins un coût et nécessite des déplacements.
2. Par courrier : Les entreprises peuvent également demander leur extrait Kbis par voie postale, en adressant un courrier précisant les informations concernant la société recherchée (nom, n°SIREN, etc.), accompagné d’un chèque de règlement des frais de consulter au greffe compétent.
3. En ligne : Une méthode plus rapide et économique consiste à passer par un service de commande en ligne tel que infonet.fr/kbis/, qui permet d’obtenir un document officiel identique à celui délivré par le greffe. Le Kbis commandé en ligne est généralement disponible sous forme numérique, expédié par email très rapidement après la validation de la demande.

A noter que certaines plateformes, comme infogreffe.fr, offre également la possibilité de créer un compte professionnel pour suivre et gérer facilement les extraits Kbis de plusieurs entreprises.

Distinction entre aucun Kbis, Kbis radié et micro-entrepreneur

Il arrive parfois que certains statuts ou situations spécifiques ne bénéficient pas d’un Kbis. C’est notamment le cas :

• Pour les micro-entrepreneurs : Ce statut particulier ne nécessite pas d’immatriculation au RCS. Il n’est donc pas possible pour ces structures de prétendre à un Kbis, disposant néanmoins d’un numéro SIRET et d’une immatriculation au Répertoire des Métiers.
• Pour des entreprises en cours de création : Avant l’immatriculation effective au RCS d’une société, aucun Kbis ne peut être délivré. Cela peut parfois poser problème lors de certaines démarches administratives où le dépôt d’un Kbis est requis.
• Pour des entreprises radiées du RCS : Lorsqu’une entreprise est radiée, elle demeure dans la base de données INSEE mais cesse d’exister légalement aux yeux du RCS et ne dispose plus de Kbis valide.

Le Kbis constitue un élément clé dans la vie d’une entreprise, procurant une reconnaissance légale indispensable et permettant de mener à bien diverses démarches et transactions commerciales. Les dirigeants d’entreprise se doivent donc d’en disposer et de veiller à le renouveler régulièrement.