Comment faire correctement une note de frais ?

Rédiger une note de frais

Quand on effectue des dépenses avec son compte personnel pour son travail, on peut souvent les faire passer en note de frais, lors d’un déplacement qui nécessiterait de passer une nuit à l’hôtel ou de dîner avec un client par exemple. Il est alors bon de s’aider d’exemples et de modèles de tableaux gratuits pour la rédiger correctement.

Dans quelles conditions pouvez-vous faire une note de frais ?

En général, une note de frais sert à l’employer pour signaler à sa hiérarchie et au département comptabilité de son entreprise qu’il a dû effectuer des dépenses depuis son compte personnel dans le cadre de son travail et, surtout, pour le travail. Une note de frais peut aussi être éditée quand l’employé a avancé des frais de matériel.

Par exemple, si un commercial se retrouve à devoir inviter un client au restaurant dans le cadre de son travail et qu’il ne dispose pas d’une carte bancaire de la société pour régler la note, il devra alors payer avec son propre compte bancaire. Résultat, s’il garde le ticket de caisse, qu’il demande une facture au restaurant et qu’il rédige une note de frais, il pourra être remboursé par son employeur.

De même, un employé qui est amené à faire de nombreux déplacements qui l’obligent à payer lui-même l’essence pourra se faire rembourser grâce à des notes de frais. Cependant, quand votre emploi prévoit de nombreux déplacements, les entreprises préfèrent souvent vous confier des cartes bancaires. La note de frais est donc plus réservée aux événements exceptionnels.

Quel est le montant maximum d’une note de frais ?

Forcément, si vous partez en déplacement professionnel en sachant que vous allez devoir rédiger ensuite une note de frais, vous allez sans doute vous poser la question de l’existence d’un montant maximum pour ne pas vous retrouver à devoir payer de votre poche tous les dépassements éventuels.

Cependant, aux yeux de la loi, il n’existe aucun montant maximum pour les notes de frais. Vous n’avez donc pas, en théorie, à faire attention à ce que vous mangez au restaurant pour être sûr de ne pas dépasser. En revanche, vous devrez, sans doute, justifier auprès de votre employeur certaines de vos dépenses et vous ne pouvez donc pas dépenser n’importe comment cet argent qui vous est confié.

Dans la réalité, même si la loi ne fixe aucune limite de montant, les entreprises le font souvent elle-même, arbitrairement, pour éviter certains abus de la part de leurs employés. Résultat, l’entreprise, va par exemple vous indiquer le montant maximum qu’elle vous remboursera par tête lors d’un dîner au restaurant. Dans ce cas-là, vous devrez payer vous-même tous les dépassements.

Comment obtenir un modèle gratuit de note de frais ?

En général, si la fonction que vous occupez dans l’entreprise implique un certain nombre récurrent de frais, vos supérieurs ou le service de la comptabilité vous donneront automatiquement un modèle de note de frais à remplir et à leur envoyer systématiquement accompagné d’une facture. S’il est rare que vous ayez à rédiger des notes de frais, il se peut qu’on ne pense pas à vous donner un modèle.

Dans ce cas-là, le plus simple est encore de vous rendre au service comptabilité ou de vous adresser à la personne en charge pour lui demander un exemple de note de frais que vous pourrez ensuite remplir facilement.

Si vous n’avez pas eu le temps d’entamer cette démarche ou que votre entreprise ne dispose pas de modèle qu’elle distribue, vous pouvez en trouver sur Internet. Les sites proposant des exemples de notes de frais gratuits sont très nombreux et il vous faudra seulement vérifier que toutes les mentions obligatoires y figurent.

Les informations obligatoires

Si vous n’avez pas le temps de chercher un modèle sur Internet, vous pouvez rédiger vous-même vos notes de frais, à condition d’y faire figurer un certain nombre d’informations obligatoires. Ces informations obligatoires sont importantes à connaître, même quand vous téléchargez un exemple sur Internet pour vous assurer qu’il est aux normes.

Parmi ces informations doivent figurer la date de la dépense, le libellé de la dépense et un descriptif plus ou moins précis, le montant de la dépense hors taxe et le montant de la TVA. Notez que votre employeur a tout à fait le droit d’exiger d’autres informations, comme une facture ou des précisions supplémentaires sur la nature de la dépense, ainsi que les kilomètres de départ et d’arrivée en plus de ceux parcourus en cas de déplacement. Le calcul se fera en fonction du barème kilométrique en vigueur.

Enfin, sachez que si votre entreprise exige une facture qui mette en évidence les montants hors taxe et la TVA, c’est parce que la Taxe sur la Valeur Ajoutée peut ensuite être récupéré par l’entreprise à travers des abattements d’impôts. Ne vous sentez donc pas surveillé ou mis en doute si le service comptabilité vous demande de fournir systématiquement une facture.

Notes de frais et réductions d’impôts

Enfin, pour conclure, sachez également que tous vos frais personnels pour lesquels vous ne parvenez pas à obtenir de remboursement, soit que votre entreprise vous refuse la facture, soit que vous ayez dépassé le montant autorisé, peuvent vous êtes remboursé en abattements d’impôts.

Effectivement, le montant de la TVA de vos frais professionnels peuvent vous être reversés en abattements et exonérations d’impôts à la fin de chaque année. Conservez donc précieusement chacune des factures concernées.

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