Le calcul du DSO permet d’aider la comptabilité à déterminer le capital nécessaire à l’entreprise pour fonctionner malgré les encours clients et, donc, de prévoir ses finances en prenant en compte le délai client. Pour bien calculer le DSO, il faut sélectionner la bonne formule de calcul.
Pourquoi le Days Sales Outstanding est-il si important ?
Le DSO (Days Sales Outstanding) est un outil de mesure qui permet de calculer l’encours client et de prendre en compte le chiffre d’affaires facturé, mais pas encore encaissé, dans sa comptabilité. Le DSO est exprimé en nombre de jours de chiffre d’affaires et, en le calculant régulièrement, on arrive à déterminer le BFR (Besoin en Fond de Roulement).
Quel est l’intérêt de connaître le BFR de son entreprise ? Cela permet d’avoir une idée plus ou moins précise des fonds nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et, surtout, combien de temps ces fonds permettent à l’entreprise de survivre sans encaisser le chiffre d’affaires facturé. Cette information est essentielle pour les entreprises qui payent des fournisseurs et ont un DPO (Days Payable Outstanding – nombre de jours avant de payer ses fournisseurs) peu élevé. Pour un exemple de BFR dans l’équilibre financier des collectivités local, rendez vous sur ce lien : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/analyse-lequilibre-financier-6
Améliorer ses finances, son délai et ses encours clients
Dans le calcul du BFR, le DSO a un rôle très important parce qu’il renseigne précisément l’entreprise et ses dirigeants sur l’impact des encours clients sur le capital et les finances de la société. Un DSO qui indique un taux de recouvrement trop faible ou un délai client trop élevé doit être le signal d’alarme qui pousse à améliorer ses méthodes de recouvrement.
Le Days Sales Outstanding est donc un levier important sur lequel agir pour diminuer le capital nécessaire au BFR et donc améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Un DSO diminué au maximum permet également à l’entreprise d’affronter un plus grand nombre de commandes et de ne pas craindre d’avoir à payer de nombreux fournisseurs. La bonne gestion de son BFR est donc essentielle pour la bonne croissance d’une société.
Quelles formules pour le calcul du DSO ?
Le DSO se détermine par un calcul qui vous permettra d’obtenir un ratio. Pour obtenir ce ratio, il faut donc prendre plusieurs éléments en compte, dont votre chiffre d’affaires et vos dépenses. Cependant, il existe plusieurs formules pour le calcul du DSO et aucune ne peut être considérée comme la seule bonne.
Il n’y a donc pas de formule universelle pour le calcul du DSO, mais une poignée d’entre elles est tout de même plus largement utilisée. Le plus important quand vous décidez de calculer votre DSO et votre BFR, c’est que vous obteniez le nombre de jours de crédit que vous pouvez accorder à vos clients sans mettre en péril votre activité.
Comment choisir la méthode adaptée à sa comptabilité
Si vous commencez à lire une liste de méthodes et de formules de calcul du DSO, vous risquez de vous sentir rapidement perdu tant elles sont nombreuses. Chacune d’entre elles se ressemble si on n’est pas spécialiste des statistiques et des ratios, et choisir une formule parmi les autres au hasard peut paraître, assez légitimement, un peu effrayant.
En réalité, le plus important quand on choisit une formule de calcul du DSO, c’est de s’y tenir pendant plusieurs mois, voire plusieurs années. Effectivement, étant donné qu’aucune méthode n’est ni idéale ni parfaite, mais que toutes les méthodes ont leurs avantages, n’ayez aucune crainte : peu importe la méthode que vous choisirez, elle vous sera utile.
Puisque chaque méthode de calcul utilise des informations différentes, elles ne vous donneront pas toutes les mêmes informations sur votre comptabilité. C’est donc seulement en restant fidèle à une seule de ces méthodes pendant plusieurs mois que vous obtiendrez l’information la plus importante pour vous : l’évolution du DSO de votre entreprise.
Pour vous, nous avons sélectionné deux méthodes qui ont l’avantage de ne rien céder de leur efficacité à leur simplicité.
La formule dite comptable (accounting)
Avec la méthode comptable vous pourrez obtenir le ratio entre l’encours financier et le chiffre d’affaires TTC de votre entreprise. Trois éléments doivent être utilisés pour ce calcul : le total des comptes clients TTC, le total des ventes à crédit TTC sur la période analysée et le nombre de jours de la période analysée.
La formule à appliquer est ensuite assez facile à comprendre : (Total des comptes x Nombre de jours)/Chiffre d’affaires total de la période. Pour comprendre le résultat obtenu, vous devez l’interpréter en nombre de jours. Ce résultat vous indique la période moyenne de recouvrement des comptes clients.
L’immense avantage de cette formule, c’est qu’elle est très simple à comprendre et à appliquer. Si vous êtes microentrepreneur, vous n’aurez même pas besoin de l’aide d’un comptable. En revanche, dès que vous utilisez ce calcul sur une trop longue période, il devient de plus en plus imprécis. De plus, il ne prend pas en compte les variations du chiffre d’affaires et ses causes (saisonnalité, problèmes exceptionnels, etc).
La formule dite « count-back »
Pour appliquer cette formule, vous devez simplement soustraire votre chiffre d’affaires à l’encours clients jusqu’à atteindre zéro. Cette méthode est un peu plus compliquée et demande souvent quelques applications avant d’être parfaitement maîtrisée, mais elle présente l’avantage d’être plus précise que la méthode accounting.
Petit exemple d’application de la formule : si à la fin du mois de février, vous avez un encours client de mille euros, vous lui retirez votre chiffre d’affaires du mois de mars, puis d’avril et enfin de mai jusqu’à atteindre zéro (le 17 mai par exemple). Ainsi, puisqu’il y a 31 jours en mars, puis 30 jours en avril et 17 jours en octobre pour atteindre zéro, votre DSO et de 78 jours.
Malgré l’avantage de sa meilleure précision et du fait qu’elle prenne en compte la saisonnalité de votre chiffre d’affaires, cette méthode a l’inconvénient de ne faire aucune véritable distinction entre l’encours courant et dû à vos clients et l’encours exigible par recouvrement. Si vous avez besoin d’une méthode encore plus précise, il en existe d’autres.
En conclusion, nous vous rappelons qu’il n’existe pas de formule et de calcul du DSO et du BFR qui puisse être considérée comme idéale ou universelle. Vous pouvez même en utiliser plusieurs en même temps pour pallier les défauts de l’une avec les qualités de l’autre. Le plus important, c’est que vous utilisiez la même méthode pendant suffisamment longtemps pour constater l’évolution de votre BFR et ainsi juger de l’efficacité de vos méthodes de recouvrement.
